Việc đăng ký thành lập văn phòng đại diện/chi nhánh sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện công việc của mình tại các địa điểm khác nhau ngoài trụ sở chính. Vậy cách đăng ký thành lập văn phòng như thế nào? Hồ sơ, thủ tục thành lập ra sao? Tham khảo ngay bài viết sau đây của JUSG Mservice để có thêm những thông tin bổ ích!
1. Khái niệm văn phòng đại diện – chi nhánh công ty
1.1. Văn phòng đại diện
Đăng ký thành lập văn phòng đại diện là quá trình tiến hành thiết lập các đơn vị phụ thuộc của công ty ở một địa điểm khác so với trụ sở. Mục đích của việc này là nhằm thực hiện các hoạt động giao dịch cho công ty mà không phát sinh các hoạt động kinh doanh thông qua việc xin cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện. Đồng thời, hoàn thiện các vấn đề pháp lý liên quan cũng như cơ sở vật chất, nhân sự để văn phòng bắt đầu đi vào hoạt động.
1.2. Chi nhánh công ty
Chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Chi nhánh nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hay một phần chức năng của doanh nghiệp. Trong đó, bao gồm cả việc đại diện theo uỷ quyền. Cần lưu ý, ngành, nghề kinh doanh tại chi nhánh phải đúng với ngành, nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký.
2. Chức năng của văn phòng đại diện – chi nhánh công ty
Chức năng của văn phòng đại diện và chi nhánh công ty như sau:
2.1. Chức năng văn phòng đại diện bao gồm:
- Nơi liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường cũng như đối tác.
- Tiến hành thăm dò thị trường, quảng bá thương hiệu đến các tỉnh thành ngoài trụ sở.
- Tiến hành xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.
- Không có chức năng kinh doanh hay phát sinh doanh thu, lợi nhuận.
2.2. Chức năng của chi nhánh:
- Thực hiện sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ.
- Liên lạc và giao dịch với các khách hàng.
- Xúc tiến đầu tư và mở rộng thị trường.
- Tiến hành nghiên cứu, cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường.
- Tiến hành quảng bá thương hiệu và tiếp thị sản phẩm.
- Rà soát thị trường để kịp thời phát hiện hành vi xâm phạm, cạnh tranh không lành mạnh. Đại diện cho công ty để khiếu kiện những sai phạm trên.
3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện – chi nhánh công ty
3.1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện:
- Chỉ đăng ký văn phòng đại diện sau khi công ty đã được thành lập. Không thể đăng ký thành lập công và văn phòng đại diện cùng một lúc.
- Tên bắt buộc của văn phòng phải chứa cụm từ “văn phòng đại diện” kèm tên công ty.
- Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng giao dịch phát sinh lợi nhuận. Vì thế, trưởng phòng đại diện chỉ được ký hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện với những giao dịch nhằm mục đích phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như: ký hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng lao động, mua bán vật dụng phục vụ văn phòng,…
- Địa chỉ của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể hay nhà chung cư.
- Văn phòng đại diện sẽ không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Nhưng trong một số trường hợp, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện thì phải xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Vì thế, doanh nghiệp cần lưu ý trong việc lựa chọn địa chỉ kinh doanh khi thành lập văn phòng đại diện. Tránh để phát sinh sự thay đổi địa điểm về sau.
Xem thêm: DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP UY TÍN TẠI ĐÀ NẴNG
3.2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty
- Phải có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới có thể thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty.
- Tên chi nhánh phải thể hiện bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên chi nhánh phải chữa cụm từ “chi nhánh” kèm tên công ty.
- Trụ sở của chi nhánh phải là địa điểm nằm trên lãnh thổ Việt Nam. Có đầy đủ thông tin về số nhà, xã, phường, thị trấn, thành phổ/ tỉnh, số điện thoại, số fax, thư điện tử.
- Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thành lập chi nhánh trong hoặc ngoài nước.
4. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện – chi nhánh
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện/chi nhánh bao gồm:
- Thông báo lập Văn phòng đại diện/ chi nhánh.
- Biên bản họp thành lập văn phòng đại diện/ chi nhánh.
- Quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện/ chi nhánh.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện/chi nhánh.
- Bản sao CCCD/ hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện/chi nhánh.
- Giấy giới thiệu hay giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.
- Kèm CCCD/ hộ chiếu của người nộp hồ sơ.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài:
- Tiến hành theo thủ tục quy định của nước sở tại.
- Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài khi thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài.
- Tiến hành thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối nhằm mục đích chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng đại diện hoạt động.
- Sau khi có được giấy phép tại nước sở tại tiến hành nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính của công ty để cập nhật các thông tin vào Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
5. Quy trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty Việt Nam và công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam tại JUSG Mservice
Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện/ chi nhánh như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- 01 Bản chứng minh thư đã được công chứng của trưởng văn phòng đại diện/ chi nhánh.
- Các thông tin về: tên gọi, trụ sở văn phòng, số điện thoại văn phòng.
- 01 giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
Bước 2: Soạn hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện/ chi nhánh
- Doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ trên đến văn phòng JUSG Mservice. Chúng tôi sẽ sắp xếp và hoàn thiện hồ sơ trên trong vòng 1 ngày. Sau đó chuyển lại cho Quý khách để tiến hành đóng dấu.
Bước 3: Tiến hành nộp hồ sơ và công bố thành lập
- Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh của tỉnh/ thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Tiến hành nộp lệ phí công bố để công bố thông tin của văn phòng lên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Bước 4: Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện
- Trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ chấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện.
- Với văn phòng đại diện nằm ở nước ngoài: Sau khi nhận được giấy phép hoạt động, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bổ sung thông tin về văn phòng đại diện vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Tiến hành khắc dấu riêng cho văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện tiến hành khắc con dấu để thực hiện việc ký hồ sơ, giấy tờ pháp lý có liên quan.
6. Dịch vụ đăng ký văn phòng đại diện tại JUSG Mservice
Doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ đăng ký văn phòng đại diện tại Đà Nẵng của JUSG Mservice – Một trong những dịch vụ tư vấn doanh nghiệp uy tín, chất lượng hàng đầu hiện nay.
Dịch vụ đăng ký văn phòng đại diện của JUSG Mservice có những ưu điểm như sau:
- Tư vấn chi tiết các điều kiện, thủ tục và hồ sơ để tiến hành thành lập văn phòng đại diện.
- Chủ động soạn thảo bộ hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
- Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
- Tư vấn cho doanh nghiệp các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện.
- Thực hiện đăng ký giao dịch ngoại hối cho văn phòng đại diện ở nước ngoài.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản về việc đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Ngay khi có nhu cầu, Quý khách hàng hãy liên hệ đến hotline 0867.134.268 của JUSG Mservice để được các chuyên viên pháp lý của chúng tôi tư vấn rõ ràng và chi tiết nhất!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Tư vấn và Dịch vụ JUSG Mservice (JMC)
Trụ sở: Tầng 3, số 53, đường Trịnh Đình Thảo, phường Khuê Trung, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: 0901.451.450
Hotline: 0867.134.268
Email: info@jusgmservice.com
Website: jusgmservice.com
