Đa số những doanh nghiệp vừa và lớn đều không thể thiếu bộ phận hành chính nhân sự. Vì đây là bộ phận có vai trò vô cùng quan trọng đối với một tổ chức muốn phát triển lâu dài. Vậy ngành này bao gồm những công việc gì? Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết, hãy theo dõi bài viết dưới đây của JUSG Mservice!
1. Hành chính nhân sự là gì?
Hành chính nhân sự là một bộ phận thiết yếu để duy trì và phát triển một công ty. Bộ phận này giúp tạo môi trường làm việc tốt nhất cho mọi nhân viên. Đồng thời hỗ trợ phúc lợi cho nhân viên trong công ty.
Nhân viên hành chính nhân sự hay còn gọi là HR Staff. Họ có chức năng, vai trò duy trì, phát triển và đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến 2 khía cạnh “Human” và “Resources”. Có nghĩa là, đây là bộ phận sẽ chịu trách nhiệm về các công việc có liên quan đến các thủ tục, lưu trữ văn thư, lưu trữ thông tin cá nhân của nhân sự công ty.
2. Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự
Nhân viên HR thực hiện các công việc cơ bản như sau:
2.1. Quản lý hồ sơ giấy tờ
Đây là công việc cơ bản của một HR trong công ty, bao gồm:
- Tiếp nhận công văn, các đơn thư, giấy tờ đề nghị, các văn bản hoặc tài liệu được chuyển đến doanh nghiệp. Giải quyết các văn bản trong phạm vi quyền hạn của mình, lưu trữ các văn bản này vào kho dữ liệu của doanh nghiệp;
- Tiếp nhận các giấy tờ có thông tin của nhân sự doanh nghiệp như giấy xin nghỉ phép, giấy giải trình,…
- Theo dõi, quản lý các hoạt động liên quan đến duy trì văn hóa của doanh nghiệp;
- Theo dõi, quản lý các văn bản liên quan đến chế độ lương, thưởng của nhân sự công ty.
2.2. Hỗ trợ tính lương
Ngoài ra, nhân viên còn hỗ trợ bộ phận kế toán xử lý bảng lương. Một số công việc liên quan như theo dõi bảng chấm công; làm danh sách lương và thưởng hàng tháng; thực hiện chi trả; thanh toán lương đúng hạn.
2.3. Quản lý tài sản, thiết bị của doanh nghiệp
Việc quản lý tài sản, thiết bị trong công ty cũng do bộ phận này đảm nhận. Cụ thể:
- Theo dõi, quản lý, bàn giao, nhận thiết bị, máy móc;
- Theo dõi lịch bảo trì, đổi mới máy móc, thiết bị. Trong trường hợp máy móc bị hư hỏng cần thay mới, bộ phận hành chính đề xuất mua mới;
- Thực hiện kê khai các văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban khác hàng tháng.
2.4. Quản lý công tác truyền thông nội bộ
Nhân viên hành chính nhân sự còn tham gia tổ chức các hoạt động cho công ty. Bao gồm các kế hoạch du lịch, công tác, tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ…
Ngoài ra, họ sẽ đảm nhận việc trả lời thắc mắc của nhân viên về các vấn đề liên quan đến nhân sự.
3. Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự
Cơ cấu phòng hành chính nhân sự được mô tả như sau
Đứng đầu là trưởng phòng (HR Manager). Trưởng phòng có nhiệm vụ quản lý và giám sát các chức năng của phòng nhân sự. Ngoài ra, trưởng phòng còn có nhiệm vụ báo cáo kết quả công việc của phòng cho giám đốc.
Đối với những doanh nghiệp nhỏ, trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm chiến lược với tất cả các lĩnh vực liên quan đến nhân sự.
Sau đây là những bộ phận quan trọng:
3.1. Bộ phận tuyển dụng
Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Bộ phận này sẽ nắm bắt nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban khác. Từ đó, lập kế hoạch và tiến hành tuyển dụng.
3.2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi
Bộ phận phúc lợi có nhiệm vụ xây dựng và cải cách chính sách lương và phúc lợi cho nhân viên. Với yêu cầu đảm bảo sự cân bằng giữa quyền lợi của người lao động. Bởi vậy, những nhân viên hành chính thuộc bộ phận này phải nắm vững những quy định về điều luật lao động.
3.3. Bộ phận tài chính
Bộ phận tài chính chịu trách nhiệm với các công việc liên quan đến nghiệp vụ hành chính: soạn thảo các văn bản; thư từ; thông báo; sắp xếp; lưu trữ hồ sơ; quản lý các trang thiết bị và các tài sản khác của công ty;… và cũng có thể đảm đương một số công việc của bộ phận khác.
3.4. Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D)
Đây là bộ phận có nhiệm vụ song hành giữa tuyển dụng và đào tạo. Đồng thời còn lên kế hoạch để đào tạo nhân viên. Giúp nhân viên công ty nâng cao kiến thức và trình độ.
Cơ cấu phòng hành chính nhân sự
4. Vai trò và chức năng phòng hành chính nhân sự
Chức năng phòng hành chính nhân sự tư vấn và hỗ trợ ban lãnh đạo trong các vấn đề liên quan đến đội ngũ lao động.
Bên cạnh đó, đây cũng là nơi tiếp nhận hàng loạt các nhiệm vụ như: chỉ đạo và điều phối văn phòng. Ngoài ra đây là nơi cũng sẽ chịu trách nhiệm cho các hoạt động truyền thông.
5. Dịch vụ hành chính nhân sự – JUSG Mservice
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp nhỏ không có đủ nguồn lực để có bộ phận HR riêng. Một trong những giải pháp tốt nhất là lựa chọn thuê ngoài. JUSG Mservice là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ này. Chúng tôi có những chuyên viên hành chính nhân sự dày dặn kinh nghiệm.
Phạm vi công việc bao gồm:
- Cung cấp nhân sự theo yêu cầu.
- Quản lý hiệu quả công việc.
- Phân bổ nhân sự theo yêu cầu cụ thể từ khách hàng.
Dịch vụ hành chính nhân sự – JUSG Mservice
Qua bài viết này, JUSG Mservice muốn đến đến cho khách hàng những thông tin hữu ích nhất liên quan đến hành chính nhân sự. Quý khách hàng đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Tư vấn và Dịch vụ JUSG Mservice (JMC)
Trụ sở: Tầng 3, số 53, đường Trịnh Đình Thảo, phường Khuê Trung, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: 0901.451.450
Hotline: 0867.134.268
Email: info@jusgmservice.com
Website: https://jusgmservice.com/
